Powstaje Gdańskie Centrum Komunikacji z Mieszkańcami

Gdańskie Centrum Komunikacji z Mieszkańcami - to nowa miejska jednostka, która ma powstać do 2018 r. i sprawić, że porozumiewanie się mieszkańców z urzędnikami stanie się prostsze. Jego pracownicy będą mieli musieli mieć wiedzę z zakresu działalności nie tylko magistratu, ale i jednostek, które pod urząd podlegają. I sprawnie odpowiadać na pytania oraz pomagać w załatwieniu spraw, z którymi gdańszczanie się zgłaszają. W jednym miejscu, a nie tak jak teraz kilku różnych, będzie się można dowiedzieć np. o planowanych przez miasto inwestycjach, zasadach naboru do szkół i przedszkoli, czy zasadach przyznawania świadczeń socjalnych. Nowe centrum ma funkcjonować całodobowo, 7 dni w tygodniu.

- Z badań przeprowadzonych na przełomie roku wynika, że mieszkańcy oczekują jednego punktu kontaktu-jednego nr telefonu, jednego adresu e-mail, pod którym będą mogli wszystko załatwić. Dlatego postanowiliśmy obecne miejskie infolinie zlokalizować w jednym miejscu i połączyć jednym numerem telefonu. W ten sposób odciążymy te linie, które są „wiecznie” zajęte, wspierając tymi, które mają ruch „sezonowy”. Np. infolinia 500+ w iosną była tak oblegana, że trudno było się tam dodzwonić, a w tym samym czasie zgłoszeń do Dyżurnego Inżyniera Miasta jest zdecydowanie mniej. Ponadto łącząc w jedno wszystkie infolinie chcemy ogarnąć chaos informacyjny - tłumaczy powody powstania nowej jednostki Tomasz Filipowicz, kierownik projektu GCKM.

Jak podkreśla, teraz każda z miejskich jednostek prowadzi własną politykę informacyjną. - Mieszkańcy natomiast korzystając z faktu, że udało im się dodzwonić, czy w inny sposób skontaktować, chcą przy jednym kontakcie, jednym mailu dowiedzieć się wielu spraw, które leżą w kompetencjach różnych jednostek. W GCKM chcemy postawić na uniwersalizm. Każdy pracownik będzie odpowiadał na pytania z zakresu całego spektrum spraw. Docelowo, każdy konsultant będzie w stanie udzielić informacji na temat każdej z ponad 400 usług realizowanych przez miasto. Informacje znajdą się w tzw. bazie wiedzy, z której będą korzystać pracownicy GCKM oraz samodzielnie mieszkańcy poprzez portal miejski. To w bazie wiedzy znajdzie się odpowiedź na każde pytanie mieszkańca. I to mieszkańcy będą mieli wpływ na to, co powinno się w bazie wiedzy znaleźć - wskazuje Filipowicz.

Już pojawiają się jednak głosy, że powoływanie do życia nowego centrum to niepotrzebne mnożenie urzędniczych etatów. Z tym stwierdzeniem urząd się nie zgadza.

- W pierwszym okresie funkcjonowania GCKM będzie opierał się o pracowników obsługujących dzisiejsze infolinie miejskie tj.ok 20 osób. Mamy jednak świadomość, że liczba kontaktów wzrośnie wraz z jakością udzielanych informacji, brakiem zajętości linii telefonicznej czy skuteczną realizacją przyjętych zgłoszeń. Dlatego w szczytowych godzinach, czyli między 10 a 15 pracownicy będą wspierani przez osoby wyznaczone w poszczególnych jednostkach i wydziałach urzędu, tak aby już nigdy nie było słychać w słuchawce sygnału zajętego telefonu - mówi Filipowicz. a